Giriş: Doğru Sorular, Mükemmel Mekanın Anahtarıdır
Düğün mekanı görüşmeleri, heyecan verici olduğu kadar stresli de olabilir. Doğru soruları sormak, sadece fiyatı değil, gizli maliyetleri, olası sorunları ve düğün gününüzün akışını da ortaya çıkarır. İşte, hayalinizdeki düğünü garantilemek için önem sırasına göre düzenlenmiş 20 kritik soru.
1. KAPASİTE ve FİZİKSEL KOŞULLAR
1. “Davetli sayımıza göre, mekanınız ne kadar rahat ve ne kadar maksimum kapasiteye sahip?”
Neden en önemli soru? Temel uygunluk kriteridir. “Sığar” ile “rahat eder” aynı şey değildir. Dans pisti, kokteyl alanı, yemek masaları ve geçiş yolları için yeterli alan olmalı.
2. “Mekanın hem açık hem kapalı alanı var mı? Hava koşullarına karşı Plan B’niz nedir?”
Özellikle bahar/yaz düğünleri için hayati. Yağmur, rüzgar veya aşırı sıcakta ne olacak? Çadır, şemsiye, ısıtıcı/klimalı kapalı alternatif alan ve bu alternatifin ek ücreti sorulmalı.
3. “Mekanda engelli erişimi (asansör, ramp, tuvalet) mevcut mu?”
Sadece fiziksel engelli misafirler için değil, yaşlılar, bebek arabalı misafirler ve düğün sonrası yorgun herkes için önemli bir konfor göstergesi.
2. FİYATLANDIRMA ve SÖZLEŞME DETAYLARI
4. “Verdiğiniz fiyat teklifi tam olarak neleri kapsıyor? KDV, servis ücreti (%10-15), kesme pasta, davet pasta ekstraları dahil mi?”
Neden bu kadar yüksek sırada? Gizli maliyetlerin %30’a varan fark yaratabildiği en sık yaşanan sorundur. Her kalem tek tek yazılı olarak istenmeli.
5. “Ödeme planı nasıl? Peşinat oranı ve son ödeme tarihi nedir? İptal veya erteleme koşullarınız neler?“
COVID-19 sonrası dünyada erteleme koşulları en kritik maddelerden biri. “Force majeure” (mücbir sebep) maddesinin nasıl işlediği mutlaka sorulmalı.
6. “Kişi sayısı azalır veya artarsa fiyatlandırma nasıl değişir? Garanti edilen minimum kişi sayısı nedir?”
Misafirlerinizin %20’si gelemeyebilir. 200 kişilik paket aldıysanız ama 160 kişi geldiyse, 40 kişi için mi ödersiniz? Bu madde sözleşmede net olmalı.
7. “Paket dışı getirebileceğimiz veya dışarıdan çalıştırabileceğimiz hizmetler neler? (Çiçekçi, fotoğrafçı, DJ, pasta)”
Bazı mekanlar anlaşmalı firma dışında çalışmaya izin vermez veya “giriş ücreti” alır. Bu, bütçenizi ve tercih özgürlüğünüzü doğrudan etkiler.
3. YEMEK-İÇECEK ve SERVİS
8. “Menü tadımı yapma imkanımız var mı? Ne zaman ve kaç kişi ile katılabiliriz?”
Lezzet, düğünün en çok konuşulan konularındandır. Tadım, sadece yemeği değil, servis kalitesini ve sunumu da görmenizi sağlar.
9. “İçecek paketi neleri kapsıyor? Yerli/yabancı içki seçenekleri, sınırsız mı, süreye veya kişi başına mı sınırlı? Meşrubatlar dahil mi?”
İçki maliyetleri sürpriz yaratabilir. “Açık büfe içki” dendiğinde, hangi markaların, ne kadar süreyle ve hangi barlardan servis edildiği netleştirilmeli.
10. “Özel diyet menüleri (vejetaryen, vegan, alerjik, çocuk) hazırlayabiliyor musunuz? Ek ücreti var mı?”
Her misafirinizin deneyimi önemli. Bu hizmetin mevcut olup olmadığı ve nasıl organize edileceği sorulmalı.
4. ZAMAN ve ORGANİZASYON AKIŞI
11. “Mekanı ne kadar süreyle kullanacağız? Kurulum ve toparlanma için ek süre veriliyor mu? Fazla saatlerin ücreti nedir?”
“Saat 19:00-01:00” dendiğinde, dekorasyon ekibiniz saat 15:00’te girebilir mi? Misafirler çıktıktan sonra eşyalarınızı toplamak için ne kadar vaktiniz var?
12. “Düğün günü bizimle doğrudan iletişimde olacak, her şeyden haberdar bir organizasyon sorumlusu olacak mı?”
“Garson başı” ile “düğün koordinatörü” farklı şeylerdir. Sorunları çözecek, tedarikçileri yönlendirecek yetkili bir kişinin varlığı çok önemlidir.
13. “Teslimat ve kurulum için gelen dış firmalara (çiçekçi, dekoratör) erişim saatleri ve kurallar neler?”
Dekoratörünüzün 10:00’da gelip saat 16:00’da bitirmesi gerekirken, mekan bir önceki düğün nedeniyle saat 14:00’e kadar kapalı olabilir. Bu çakışma felakete yol açar.
5. TEKNİK ALTYAPI ve OLANAKLAR
14. “Ses, ışık, sahne, projektör, mikrodalga fırın, WiFi gibi teknik ekipmanlar dahil mi? Teknik personel tüm gece hazır bulunacak mı?”
DJ’inizin kendi ekipmanını getirmesi gerekebilir veya mevcut ekipman yetersiz olabilir. Işık ve ses sisteminin kalitesi düğün atmosferini belirler.
15. “Otopark imkanınız var mı? Ücretsiz mi, kapasitesi ne kadar? Vale hizmetiniz var mı?”
Misafirlerinizin yarısı aynı anda gelip arabasını park etmeye çalışırsa sorun yaşanır. Otopark kapasitesi ve alternatif çözümler mutlaka sorulmalı.
16. “Düğün öncesi hazırlık (gelin-damat odası) ve konaklama imkanınız var mı? Fiyata dahil mi?”
Gelinin makyaj için aydınlık, ferah bir oda, damadın hazırlanabileceği bir alan veya misafirler için indirimli konaklama paketleri büyük avantajdır.
6. DEKORASYON ve KURALLAR
17. “Mekanın kendi dekorasyonu neleri kapsıyor? Kendi dekoratörümüzü getirebilir miyiz? Mum, konfeti, havai fişek gibi özel izinler gerektiren ögeler için kısıtlama var mı?”
Bazı tarihi mekanlar duvara bir şey asmaya, bazı oteller açık alevli mum kullanımına izin vermez. En yaratıcı fikirleriniz bile bu kurallara takılabilir.
18. “Çiçek düzenlemeleri (masa, giriş, merdiven) pakete dahil mi? Kendi çiçekçimizle çalışabilir miyiz?”
Mekanın kendi çiçekçisi varsa ve siz dışarıdan getirmek isterseniz, bu genellikle ek ücrete tabidir veya yasaktır.
7. GÜVENLİK ve YASAL SORUMLULUKLAR
19. “Mekanın düğün organizasyonu için gerekli tüm resmi izinleri (işletme, yangın, müzik) alınmış mı?”
Bu, sık atlanan ama çok kritik bir sorudur. İzinsiz bir mekanda, belediye ekipleri düğün ortasında müziği kapatabilir veya işletmeyi kapatabilir.
20. “Sorumluluk sigortanız var mı? Bir kaza (kayma, düşme) veya misafire ait bir eşyanın zarar görmesi durumunda prosedürünüz nedir?”
Umarız gerekmez, ancak bir şey olduğunda kimin sorumlu olduğunu ve nasıl çözüleceğini bilmek, güvenle eğlenmenizi sağlar.
SON ADIM: REFERANS ve GÜVEN
Bonus Soru: “Geçen sezondan iki çiftin iletişim bilgisini referans olarak verebilir misiniz? Sosyal medya incelemelerinden ziyade, birebir konuşmak istiyoruz.”
Yazılı yorumlar manipüle edilebilir, ancak eski bir müşteriyle yapacağınız 5 dakikalık samimi bir görüşme, size onlarca broşürden daha fazla gerçek bilgi verecektir.
Pratik İpuçları ve Kontrol Listesi
- Yazılı Teklif İsteyin: Tüm cevapların ve maddelerin yer aldığı detaylı bir teklif mektubu alın. Sözlü hiçbir şeyi kabul etmeyin.
- Sözleşmeyi Okuyun: Sözleşmedeki küçük yazıları, özellikle iptal maddelerini dikkatle okuyun. Anlamadığınız yerleri sorun.
- Fiziksel Kontrol Yapın: Mekanı düğün saatinizde (akşam 19:00 gibi) ziyaret edin. Gündüz görünüşü ile aydınlatılmış gece görünüşü çok farklıdır.
- Tek İletişim Noktası Belirleyin: Görüşmeleriniz boyunca hep aynı kişiyle iletişimde kalın ve kararları bu kişiye teyit ettirin.
Unutmayın: En pahalı veya en güzel mekan, en iyi hizmeti veren veya en esnek olan mekan değildir. Sizin önceliklerinize (bütçe, konfor, esneklik) en uygun mekan, sizin için en iyi mekandır. Bu sorular, o en iyi mekanı bulmanız için bir pusula görevi görecektir. Soru sormaktan asla çekinmeyin; bu, hayatınızın en özel günü için yaptığınız en önemli yatırımlardan biridir.